[管理]75％的工作都可以模式化

~小美仔~

75％的工作都可以模式化



大部分工作都可以借由模式化提升效率，在一天之内完成原本需要花费两天时间的工作，也绝非遥不可及的梦想。





很多工作其实是曾经做过的


大部分工作都可以借由模式化提升效率，在一天之内完成原本需要花费两天时间的工作，也绝非遥不可及的梦想。


「75％的工作都可以模式化。」


听到我这么说，各位是否会感到惊讶？

或许各位会说：「我做的工作才没有这么简单。」

「能够用范本完成的工作，成果一定不理想。」

果真如此吗？

各位不妨回顾一下每天的工作。

据我的观察，烦扰各位的工作中，有75％都是以前曾经做过的工作。

比方说，电子邮件。现在，早已迈入资讯化社会，撰写大量的电子邮件，应该也成为各位工作中的一环。当然，也有人认为电子邮件的往来根本不算是工作，我也很想大力赞同这种意见，但实际上，上班族每天就是必须花时间处理无数的电子邮件。

撰写电子邮件正是「以前曾经做过的工作」最典型的代表。当然，电子邮件的传送对象各不相同，内容也不可能一模一样。即使如此，在撰写时也不需要从零开始。假设回电子邮件总共花了5分钟，会不会其中有3分钟都花在「重新输入以前曾经写过的内容」这种单纯的作业上呢？

比方说，寄给客户的电子邮件也有各种不同的性质，像是「初次拜访后的致意」、「寄送资料用的邮件」、「价格交涉邮件」、「季节问候邮件」等等。即使客户不同，即使内容细节稍有差异，但结构上其实大同小异。所以，只要事先准备几种范本，就足以重复利用。

在拜访客户、听取意见时也一样。即使拜访的客户不同，第一次拜访时应该询问的问题几乎都是固定的，就算是咨询工作也不例外。

我所经营的AUN顾问公司，主要业务是搜寻引擎行销，也就是设法让客户的网站在搜寻结果中名列前茅。我们的任务是针对客户在SEO等行销方面的需求，提供量身订作的服务。然而，只要把焦点放在工作的进展上，任何案子都一定存在著共同点。

因此，不妨把要向客户发问的项目归纳为「问题清单」，发给所有业务员。如此一来，每次拜访客户时，就可以避免浪费时间，也无需担心有任何遗漏。而且，即使是经验不足的新手，在询问客户意见时，也可以达到和资深员工相同的水准。


将工作模式化，感觉时间变多了


英国历史、政治学家帕金森（Cyril Northcote Parkinson）针对官僚体制进行了研究，在他提倡的「帕金森法则」第一条中，提出了以下的论点。

「
工作量会膨胀到把这项工作被赋予的时间全部用完为止。
」

这句话的意思是，原本可以在短时间内或是用较少预算完成的工作，如果不积极处理，就会把所有时间和预算消耗殆尽。这是对公务员和组织的讽刺，但也带给我们很大的启示。也就是说，那些口口声声说「有太多事要做，所以没有时间」的人，永远不会有时间。然而，如果积极思考如何才能在短时间内把事情做完，并发挥巧思，就可以在短时间内完成工作。所以，关键全在于心态。

本书所介绍的「模式化」就是发挥这种巧思的手段之一。

后面也将提到，有些工作就是无法模式化、不可以模式化。但是，烦恼「忙得没有时间」、「被工作追著跑」的上班族中，多数人的工作都仍有大量的模式化空间。他们之所以整天忙碌不已，就是被这些重复进行的工作困住了。

每天都得处理许多例行业务和琐事，是上班族必须面对的宿命。不过，在处理这些工作时，每次都从零开始，花费大量时间在回想、思考和调查的人，和借由模式化缩短时间的人，在工作效率方面会产生极大的差异。

工作速度一旦加快，就可以减少时间的浪费，就会感觉时间变多了。

当然，和没有制作模式的人相比，想将工作模式化的人必须花费时间在制作模式这项新的作业上，但这是一种先行投资，而且是绝不亏损的投资。

摘自《模式化工作术》