[管理]将约定的日期、时间「数字化」

皮皮诚

将约定的日期、时间「数字化」



善用截止时间回推理论，自己和对方都不会浪费时间。





干练与否从「约定时间的方式」就看得出来


我曾经听一家知名酒吧的妈妈桑说过一件事，她说：「
从和别人『约定时间的方式』就能看出一个人是否干练。
」

据说，他们和别人约时间时，不会用「中午以前……」「傍晚之前……」或「明天以前……」这类模棱两可的说法，而会以「上午十一点之前」「下午五点之前」的方式，
把期限「数字化」
。

在广告制片公司担任副导的M君，也是一个「把约定数字化」的人。

广告影片制作通常牵涉到许多工作人员，从演出的艺人、导演、制片到摄影师、灯光师等，若不能协调好这总计三十位以上工作人员的行程，就无法按照程序进行拍摄工作。

为了管理工作人员行程，M君总是
随身带著空白行程表
，详细记录「
哪一天、在什么时候之前、谁、要做什么
」。除了因为他本人个性开朗，更重要的是，他总能按照原订行程指挥现场，丝毫不浪费时间，所以很快崭露头角，在通常三十以后才能独当一面的广告制片业中，
二十九岁就被破格晋升为导演
。


让自己和他人都能毫不浪费的运用时间


在某个星期一早上，客户委托我执行一个杂志广告工作。由于时间很赶，我必须在周末前把原稿送到印刷厂。

我拜托客户：「这个周末我会再跟您联络，请在那之前完成原稿。」然而，当我在约定好的星期五打电话去，却得到「今天~~休假」的回答，负责的人竟然在这一天请了年假。

如果负责的人不在，我就拿不到原稿。但印刷厂的截稿日期迫在眉睫，无论如何都必须在星期五这天拿到原稿才行。所以，我虽然明白非常失礼，还是直接打了好几次电话到客户家中，硬是跑到客户家里拿了原稿。

我虽然对于星期五休假的客户感到生气，但仔细想想，没有事先决定日期、时间其实是自己的疏失，因此深刻反省了许久。我这才明白自己所指的周末（星期五）与客户所认知的周末并不相同。


不决定截止时间，事情就无法开始
。如果对方不确定截止时间，
就请反过来，由自己设定截止时间
，让事情可以积极进行。一旦时间清楚划分后，「什么时候为止，要做些什么事情」自然就会变得明确。

只要运用「截止时间回推理论」，就能让自己和他人都能毫不浪费的运用时间。文／后田良辅

摘自《谷底翻身的38个诀窍》