[管理]时效管理：做时间和效率的智者

薄薄的爱

时效管理：做时间和效率的智者






比如法尔札内会心安理得说「不」、老刘的时间统计大法、史蒂夫给自己设置的「死亡倒计时时钟」，这些更偏方法和技术，是 时间管理「术」。


　　另一类时间管理更偏「道」，我把它们称之为效果管理。比如，布伦特不「盲目」追求忙碌，在忙碌到失控时懂得喊停，思考自己在哪里出了问题、对自己最重要的事情究竟是什么；史蒂夫不受诱惑、不接受泛泛之名，潜心追求自己的目标。

　　时间管理的「道」不是技术方法，而是观念、原则、终极目标。这离不开那些让我们头疼却又重要的问题：你想成为什么样的人？过什么样的生活？我认为，每个珍惜时间、热爱生命的人，要做的不是时间管理，而是时效管理。

　　单纯追求时间管理，很有可能让我们陷入两个困境：第一，为了快而快，追求速度；第二，为了做更多而快，追求数量。当你完成待办清单上的十件事，那种充实感和成就感会比你只完成五件事要多。但是你要知道，那种充实感和成就感可能是虚假的，那不是真正的时间管理，只是我们浪费生命的另一种形式。除非你所完成的都是你愿意做的，并且忠诚地服务于你制订的目标。但我们很多人，根本没有「人生目标」。

　　忠诚于自己并能够实现的人生目标，是我们过好这一生的秘诀，是我们体现「这辈子值得」的最大效果。当然，能够做好第一层的时间管理，完成自己的生活和工作任务，已经很了不起了。但我们不该止步于此，在做好时间管理的基础上，还要去做效果管理，检验我们所走的每一步是不是在为自己的目标服务。「时间管理＋效果管理＝ 时效管理」，这才是我们应该追求的生命管理。所以，我们还是分步骤来讨论如何实现时效管理吧。

　　第一步，先从 时间管理入手。市面上关于时间管理的书籍和课程数不胜数，我曾经撰文做过总结，市面上提供了那么多工具和方法，其实可以总结成四种方法。所有的时间管理方法几乎都是从这四种延伸而出。这里先做个简单的回顾。GTD时间管理法这个概念源于大卫．艾伦（David Allen）的《搞定》（Getting Things Done）这本经典书。

　　根据书中概括，GTD（Getting Things Done）的主要原则是：「把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现而不是在事情爆发的时候，就做好相关行动的一系列决定。以合适的类别组织好专案的各种提醒，以及下一步的行动。保持你的系统更新和完整，充分地检查，使你在任何时候都能信任你对你正在做（或者不做）的事情的直觉选择。」

　　和其他时间管理专家不同的是，艾伦并不把重点放在设置任务的优先顺序。他提出制定出在各种环境下的任务列表，例如，制定一个需要打电话的清单，或者在市区才能完成的事情的列表。而不需要建立任务清单的事情，比如两分钟内能够完成的，他建议应该马上做。

时间管理 GTD

具体来说，GTD这套方法执行起来有五个步骤。


步骤一：收集。

把任何你需要追踪、记住，或者要做的事情全部记录到「收集箱」中：比如电子邮件、笔记等。把你脑中所有东西都清理出来，放入你的收集设备中，准备进行下一步的处理。每天抽几十分钟收集一下脑中的资讯，记录到你的收集设备中。


步骤二：处理。

将你收集到的任何资讯进行处理。每个星期至少处理清空一次你的「收集箱」。处理你的「收集箱」要遵循五五项工作流程：

　一、从第一条资讯开始处理；

　二、每次只处理一条资讯；

　三、不把任何资讯放回收集箱；

　四、如果有任何一项需要做，马上执行（如果花的时间少于两分钟）；

　五、委托别人完成或者将它延期（两分钟内无法完成的），否则将它存档以便查询，或者为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行。


步骤三：组织。

GTD描述了一个建议的清单集合，你可以用来追踪需要关注的事件，具体来说「清单集合」可分为四类：

一、下一步行动：对于每个需要你关注的事项，明确你可以实际采取的下一步行动。

二、项目：每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个「项目」；使用追踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动，进行下去。

三、等待：当你已经指派了一个事项给其他人，或者在专案进行下去之前需要等待外部事件时，就应当在你的系统当中，追踪以及定期检查是否可以采取行动或者需要发出提醒。

四、将来／可能：这些事情你需要在某个点去做，但不是马上，如「学习C语言」或者「准备一个假期计划」。

五、GTD中另外一个关键组织模组是归档系统，一个简单易用的归档系统。通过归档系统，你可以迅速归档和提取你所想要的资讯，我的建议是建立一个按照字母顺序组织的归档系统。


步骤四：执行。

前面三步都是为了在你做事情的时候，让它变得简单、容易、有趣，这样可以缓解你的拖延，或者不被太多的琐事所分心。


步骤五：回顾。

如果你没有及时整理和回顾每天的资讯和行动，那么整个GTD系统就毫无用处。通过回顾、制订计划或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。回顾至少以星期为周期。


要事优先时间管理法


要事优先 时间管理法也被称为第四代时间管理法，是由经典书籍《与成功有约》（The 7 Habits of Highly Effective People）的作者史蒂芬．柯维（Stephen R. Covey）和另外两位作者提出的。第四代时间管理是以周为单位的，具体分为六步。

　
步骤一
：思考自己的构想和使命。

　可参考的清单：

　一、列出三～四项你认为是你生活中的重要事务；

　二、考虑你可能认可的长期目标；

　三、想想自己生活中最重要的人际关系；

　四、思量你想做出的贡献。

　
步骤二
：确认自己的角色、个人发展。

　比如，丈夫／父亲、职业等。

　
步骤三
：为每个角色选择第二象限目标，即《与成功有约》中提到的「不紧急但是重要」的事，每个角色围绕身体层面、精神层面、智力层面、和社会层面来确定目标。
可参考的清单：

　一、我能做哪些最重要的事情，以产生最大的积极效果？

　二、如果我在下一周达到了这些目标，那会怎样？

　三、我能做哪些最重要的事情，以产生最大的积极效果？如果我只完成了其中一部分，又会怎样？

　四、那会在我的生活中产生正面效果吗？

　五、如果我每周都这样，又会怎样？

　六、那样，我会比现在更有效吗？

　
步骤四
：每周围绕第二象限目标安排其他活动，把它们设为当日要务。
　
步骤五
：每天开始前，贯彻诚信原则。
　
步骤六
：每周进行评估。

　可参考的清单：

　一、我实现了哪些目标？

　二、什么因素让我得以实现目标？

　三、我遇到了什么挑战？

　四、我是怎样战胜这些挑战的？

　五、我从本周学到了什么经验？

摘录自《关键突破》