[励志]前 5％菁英工作者的做事习惯与态度

過敏

前 5％菁英工作者的做事习惯与态度






一般员工会把「做完了」误判成「做好了」


一般员工：完成一件又一件的工作，感到很充实。菁英这么做：把时间分配给重要的工作，集中精神提高效率与效果。

员工不应该把做完许多工作当成目标，因为就算擅长制作资料，一个小时就能做出几十页，若这些资料都没有派上用场，就毫无意义了。然而一般员工中，有些人误以为做了很多事就是「有效率」。菁英理解工作的本质，知道「在短时间内完成必要的工作才是有效率」。因此他们在承接工作前会先问自己：「这个工作真的是必要的吗？」


菁英每周都要花15分钟检查进度


如果以紧急度当作优先处理工作的基准，就会在不知不觉间，把紧急度低但重要性高的工作放著不管。

菁英为了完成重要的工作，会事先逆推出什么时候必须要做什么事，并依此决定行程，每周都设定一个检查点，花15分钟检查进度，确保工作能按时完成。

菁英会根据自己设计好的检查点，不做那些紧急性高但重要性低的工作。举例来说，花费长时间制作太过讲究的设计图，或是为了讨主管欢心而制作过于美观的文件，都是紧急性高但重要性低的工作。

我们必须学习菁英们时时注意目的的方法，而且尽量投入最少的工作时间。定时确认目的与进度，才能避免陷入过度努力的自我满足陷阱。菁英在工作时，每小时会安排一次以上的休息与进度确认。

在一份对两万两千名商务人士发出的问卷中，有71％的人回答「心情积极乐观时，作业效率也会变高」。想提高工作的处理速度，可以采用重新审视流程、提升技能或是运用快捷键技巧等方法。同时，也需要分析目前自己的时间是分配在哪些事情上，才能减少多余及不必要的工作。

菁英在应该联络主管、团队成员与客户时，会迅速处理。就算是小事也会立刻回报，不会放在自己心里。一般员工很容易在没察觉的状态下忘记回报，或是延误了联络时间。

菁英不会疏于报告、联络与商量。他们的反应极快，且能够多工处理，常令人怀疑他们是不是会分身术。

在智慧型手机普及后，随时随地都能联络，因此回复的速度也越来越受重视。但如果已经是深夜，就没有必要回应了。

在上班时间，利用通讯软体快速回复简短讯息，可以提升彼此的工作效率。


菁英总在工作完成20％时就寻求建议


菁英这么做：及早询问他人意见，了解改善点，减少时间花费与压力。

一般人这么做：提出后被退件，再拚命修正。

菁英会察言观色，在适当的时机向别人搭话。他们的发言中最常出现的句子是「可以借用一点时间吗？」（详细内容将在第三章说明）。而他们会搭话的对象包括主管与客户。

另外，菁英为了在期限内提出品质比想像中更好的成果，会在过程中拚命缩小和对方之间的落差。


中途的反馈，是为了形成共同体


我们以问卷调查：「你认为造成长时间劳动的原因是什么？」发现有81％一般员工都认为原因出在别人身上，例如公司花很多时间开朝会或定期会议，很少人会思考自己能带头改善哪些地方。另一方面，有69％的菁英会检讨自己的行动，例如「没有拿到订单」或是「花太多时间制作精美资料」，这个比例是一般员工的三倍以上。

菁英的答案中，最特殊的是「被退件」。他们认为花时间制作好资料之后，被退件而必须重做，是在浪费时间。菁英理解被退件的原因，主要是在于跟对方的认知差异。就算事前有确实开会讨论，彼此有所误解也很常见。因此在进入细节的部分之前，必须先让对方看看目前的状态。

菁英除了会设定自己的检讨时间，还会在计划中安排请对方提供反馈的时机。客户或主管给予反馈后，再根据这些反馈进行修正，让自己的想像符合对方的想像，持续制作并完成最终成品。像这样在途中询问对方的意见，同时也能让对方感觉实际参与了制作过程。

若对方觉得最终成品反映出自己的意见，就会认为「这也是我的作品」。当客户或主管产生了这种认同感，就比较容易认可这份作品，也能建立彼此是共同体的良好关系。


重视别人给的反馈意见


提出资料或出货后，一定要请对方提供反馈，例如感想或改善点等等。

我曾看过一位菁英的笔记，其中洋洋洒洒列著每位客户的反馈意见。菁英们知道若能将这些反省点运用在下次行动中，就能改善结果并节省制作时间。

若想锻炼沟通技巧，可以请尊敬的前辈或指导者观看自己的简报，并请他们给予建议。你可以请让你觉得说什么都很安全的人，直接指出你须改善的地方。就算得到的是负面评价，也不用沮丧。只要改善后，运用在下次的行动中就好。

我每周都会进行简报，有时也会得到严厉的评论，或是在问卷中得到较差的评价。这时，我会积极思考「还好有找到自己没发现的改善点」，鼓舞自己的士气。在我的经验中，只得到正面的反馈其实十分危险。因为当听众太顾虑讲者的感受，或是根本不在意简报的内容时，讲者就无法得到能用来检讨改进的反馈，也无法有好的收获。

摘录自《AI分析，前 5％菁英的做事习惯》